InBetween Publishing Tool:
Automatisierte
Produktdatenblätter
aus PIM-Daten
Der Portwest Publisher ist eine von InBetween entwickelte, maßgeschneiderte Publishing-Lösung für Portwest, einen der weltweit führenden Hersteller von innovativer und funktionaler Arbeitskleidung, Sicherheitsbekleidung und persönlicher Schutzausrüstung (PSA). Mit einer Präsenz in über 130 Ländern, mehr als 47.000 Artikeln und Produktinformationen in 28 Sprachen stellt Portwest höchste Anforderungen an eine konsistente und fehlerfreie Produktkommunikation. Gerade bei technischen Produktdatenblättern sind Aktualität und Genauigkeit entscheidend, um Sicherheitsstandards, Zertifizierungen und gesetzliche Anforderungen zuverlässig einzuhalten.
Die Publishing-Lösung wurde speziell für Vertriebspartner und Vertriebsteams entwickelt. Sie ermöglicht die automatische Erstellung individueller, sofort einsatzbereiter PDF-Dokumente auf Basis zentral gepflegter Produktinformationen aus einer Single Source of Truth, beispielsweise einem PIM-System.
Heute entstehen auf Knopfdruck professionell gestaltete Produktdatenblätter, Flyer und Prospekte – stets auf Grundlage aktueller Produktdaten. Was früher vom internen Grafikteam manuell erstellt wurde, können Vertriebspartner und Sales-Mitarbeitende heute selbstständig über eine intuitive Weboberfläche erledigen und innerhalb weniger Sekunden professionelle PDFs generieren.
EINE MAßGESCHNEIDERTE PUBLISHING-LÖSUNG FÜR INDIVIDUELLE PUBLISHING-PROZESSE
Der Portwest Publisher ist keine Standardsoftware von der Stange. Die Anwendung wurde individuell auf die Publishing-Prozesse, Dokumentanforderungen, Corporate-Design-Richtlinien und Vertriebsabläufe von Portwest zugeschnitten. Das Ziel war klar definiert: Fachabteilungen sollten professionelle und markenkonforme Vertriebsunterlagen selbst erstellen können – ohne Unterstützung des Grafikteams. Gleichzeitig musste sichergestellt werden, dass sämtliche Dokumente ausschließlich auf freigegebenen und aktuellen Produktdaten basieren.
Gerade für Portwest ist dies von besonderer Bedeutung. Vertriebspartner benötigen lokalisierte und individuell angepasste Verkaufsunterlagen, während gleichzeitig weltweit eine einheitliche Produktkommunikation und ein konsistenter Markenauftritt gewährleistet werden müssen.
EINFACHE BEDIENUNG TRIFFT LEISTUNGSSTARKE PUBLISHING-TECHNOLOGIE
Die erzeugten Dokumente stehen Vertriebspartnern, Vertriebsteams und internen Mitarbeitenden für Kundengespräche, Vertriebsaktivitäten oder Freigabeprozesse zur Verfügung. Die eigentliche Komplexität bleibt dabei vollständig im Hintergrund. Die InBetween Publishing Engine bildet die Verbindung zwischen strukturierten Produktdaten und fertigen, professionell gestalteten Dokumenten.
Bei der Erstellung eines Produktdatenblatts ruft InBetween automatisch alle benötigten Informationen aus den angebundenen Systemen ab – darunter Produktdaten, Bilder, Zertifizierungen und sprachspezifische Inhalte. Anschließend werden die Dokumente mithilfe definierter Publishing-Regeln, Layoutvorlagen und Integrationen automatisch zusammengestellt.
Dadurch erfüllt jedes erzeugte Dokument die vorgegebenen Qualitäts- und Designstandards und bleibt gleichzeitig flexibel genug, um unterschiedliche Produkte, Layouts, Sprachen und Branding-Anforderungen abzubilden. Mit dem weiteren Ausbau der Lösung lässt sich dieselbe Publishing-Plattform künftig auch für weitere Produktbereiche, Dokumenttypen und Sprachen einsetzen.
Über die browserbasierte Oberfläche können Anwender:
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Produkte oder Produktsortimente auswählen
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Aus vordefinierten Layoutvorlagen wählen
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Ihr eigenes Firmenlogo hochladen
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Kontaktdaten ergänzen
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Innerhalb weniger Sekunden ein individuelles PDF erstellen
REGELN, TEMPLATES UND INTEGRATIONEN
Ein wesentlicher Bestandteil der Lösung ist die konsequente Trennung von Produktdaten, Layout und Publishing-Logik. Im Mittelpunkt steht ein flexibel konfigurierbares Publishing-Framework, mit dem sich die Publishing-Prozesse exakt an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen lassen.
Für Portwest bedeutet dies, dass Vertriebspartner eigenständig Vertriebsunterlagen erstellen können und gleichzeitig weltweit ein einheitliches Branding, eine hohe Dokumentqualität sowie konsistente Produktinformationen gewährleistet bleiben.
Die automatische Dokumentenerstellung wird dabei unter anderem über folgende Komponenten gesteuert:
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Dokumentvorlagen
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Layout- und Designregeln
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Geschäftsregeln (Business Rules)
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Produktdaten-Mappings
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Systemintegrationen
ECHTE ERGEBNISSE. KLARER MEHRWERT.
Der Portwest Publisher entwickelte sich innerhalb kurzer Zeit zu einem wichtigen Werkzeug für den Vertrieb. Bereits in den ersten zwei Monaten nach dem Go-live wurden mehr als 800 individuelle Flyer und Kataloge erstellt – ein deutlicher Beleg für die hohe Akzeptanz innerhalb des internationalen Partnernetzwerks. Vertriebspartner können ihre Verkaufsunterlagen jederzeit selbst erstellen und an lokale Anforderungen sowie das eigene Branding anpassen.
Da sämtliche Dokumente direkt auf aktuellen Produktdaten basieren, greifen Anwender jederzeit auf die neuesten Informationen, Zertifizierungen und sprachspezifischen Inhalte zu. Produktdatenblätter und Verkaufsflyer entstehen innerhalb weniger Sekunden und können unmittelbar an Kunden weitergegeben werden.
Gleichzeitig konnte der manuelle Aufwand erheblich reduziert werden. Zuvor bearbeitete das Grafikteam von Portwest jährlich rund 150 individuelle Anfragen für Flyer und Kataloge. Durch die Automatisierung dieser Publishing-Prozesse wurden wiederkehrende Designaufgaben deutlich reduziert, sodass sich das Team stärker auf wertschöpfende Marketingaktivitäten konzentrieren kann.
Auch die Vertriebspartner profitieren von der neuen Lösung: Sie erstellen ihre individuellen Vertriebsmaterialien selbstständig, indem sie Produkte, Layouts und Branding-Elemente auswählen. Aus einem zentralen Engpass wurde so ein skalierbarer Self-Service-Prozess.
Darüber hinaus unterstützt der Publisher nicht nur etablierte Märkte, sondern erleichtert auch die Erschließung neuer Regionen. Lokalisierte und konforme Verkaufsunterlagen werden bei Bedarf automatisch in der jeweiligen Landessprache erstellt. Dadurch kann Portwest schneller auf regionale Marktanforderungen reagieren, bisherige Kapazitätsengpässe überwinden und Vertriebspartner weltweit noch besser unterstützen.
MEHR ALS NUR DER PUBLISHER
Der Portwest Publisher ist nur ein Baustein der umfassenden Zusammenarbeit zwischen Portwest und InBetween. Neben der Self-Service-Lösung für Vertriebspartner automatisiert InBetween auch die Erstellung technischer Produktdatenblätter und unterstützt Portwest beim Umstieg auf eine templatebasierte Katalogproduktion.
Durch die Automatisierung der Publishing-Prozesse konnten jährlich rund 560 Stunden manueller Designarbeit eingespart werden. Das entspricht einer Kostenersparnis von etwa 40.000 Euro pro Jahr. Gleichzeitig stehen Vertriebspartnern und Vertriebsteams jederzeit aktuelle Produktinformationen und Vertriebsmaterialien zur Verfügung.
Gemeinsam schaffen diese Lösungen eine skalierbare Publishing-Plattform für unterschiedlichste Publikationsarten – von einzelnen Produktdatenblättern und Flyern bis hin zu umfangreichen Produktkatalogen.
„Durch die direkte Anbindung von InBetween an unser Akeneo PIM können unsere Produktmanager Produktinformationen jetzt zentral aktualisieren und sehen die Änderungen nahezu in Echtzeit in Produktdatenblättern und Publikationen. Ein solches Maß an Automatisierung und Konsistenz war früher schlichtweg undenkbar.“
Ronan Hughes
Design Studio Manager, Portwest
„Der Portwest Publisher hat die Zusammenarbeit mit unseren Vertriebspartnern grundlegend verändert. Sie können jetzt innerhalb weniger Minuten individuelle Kataloge auf Basis von Live-Daten aus unserem PIM-System erstellen – ganz ohne Unterstützung unseres Design-Teams. Das sorgt für durchgängige Konsistenz und gibt unseren Partnern die Flexibilität, ihre lokalen Märkte erfolgreich zu bedienen."
Ronan Hughes
Design Studio Manager, Portwest
„Es ist ein großartiges Vertriebstool (...) Es ermöglicht unserem Sales-Team, aktuelle Mini-Flyer und Kataloge für bestimmte Kollektionen oder Sortimente zu erstellen, mit dem passenden Branding zu versehen und direkt mit Kunden zu teilen.“
Ronan Hughes
Design Studio Manager, Portwest
Der Portwest Publisher zeigt, wie sich strukturierte Produktdaten automatisiert in professionelle Vertriebs- und Marketingunterlagen verwandeln lassen. Durch die Kombination aus zentral gepflegten Produktinformationen, flexibel konfigurierbaren Regeln, Layoutvorlagen und Systemintegrationen können Unternehmen ihre Dokumentenerstellung weitgehend automatisieren und gleichzeitig die Kontrolle über Corporate Design, Qualität, Compliance und Lokalisierung behalten.
Das Ergebnis ist ein skalierbarer Publishing-Prozess, der manuelle Aufwände reduziert, Marktbearbeitung- und Ausbau vereinfacht, Self-Service für Vertriebspartner ermöglicht und sicherstellt, dass Kunden, Vertriebsteams und Handelspartner jederzeit mit aktuellen Produktinformationen arbeiten.
Dank stets aktueller und sicherheitsrelevanter Produktinformationen kann Portwest heute schneller auf Marktanforderungen reagieren, die Zusammenarbeit mit Vertriebspartnern stärken und internationales Wachstum effizient unterstützen.
Lesen Sie die vollständige Portwest Success Story und erfahren Sie, wie die automatisierte Erstellung von Produktdatenblättern, Katalogen und Self-Service-Publishing eine konsistente und zuverlässige Produktkommunikation auf globaler Ebene ermöglicht.
Häufig gestellte Fragen
Wie werden Produktdatenblätter automatisch aus PIM-Daten erstellt?
Die InBetween Publishing Engine greift auf freigegebene Produktdaten aus dem angebundenen PIM-System zu und kombiniert diese mit Templates, Layoutregeln und Business Rules. So entstehen automatisch professionell gestaltete PDF-Dokumente – ohne manuellen Layoutaufwand.
Wie lange dauert die Einführung einer individuellen Publishing-Lösung?
Die Projektdauer hängt von Faktoren wie der Anzahl der Dokumenttypen, Templates, Sprachen und angebundenen Systeme ab. Da jede Lösung individuell auf die Anforderungen und Prozesse des Kunden zugeschnitten ist, erfolgt die Umsetzung projektbezogen.
Kann die Publishing-Lösung an bestehende Prozesse angepasst werden?
Ja. InBetween entwickelt keine Standardlösung von der Stange. Templates, Layouts, Business Rules, Datenzuordnungen, Integrationen und Benutzerworkflows werden individuell an bestehende Prozesse und die vorhandene Systemlandschaft angepasst.
Mit welchen Systemen lässt sich InBetween integrieren?
InBetween lässt sich unter anderem mit PIM-, DAM-, ERP-, CRM- und E-Commerce-Systemen verbinden. Auf Basis zentral gepflegter Daten können automatisch konsistente und aktuelle Produkt- und Vertriebsunterlagen erstellt werden.
Welche Dokumente lassen sich mit InBetween automatisieren?
Mit InBetween können Produktdatenblätter, Flyer, Kataloge, Broschüren, Preislisten, technische Dokumentationen, Verpackungsunterlagen, Etiketten sowie weitere kundenorientierte Dokumente automatisiert erstellt werden. Die Ausgabe erfolgt sowohl als digitale Dokumente als auch als druckfertige PDF-Dokumente.
Benötigen Anwender Adobe InDesign- oder Designkenntnisse?
Nein. Fachabteilungen, Vertriebsteams und Vertriebspartner arbeiten über eine intuitive Weboberfläche. Produkte, Layouts oder Branding-Optionen werden einfach ausgewählt, während die InBetween Publishing Engine die Dokumente automatisch auf Basis definierter Templates und Regeln erstellt.
Kann InBetween mehrsprachige Dokumente automatisch erstellen?
Ja. InBetween unterstützt die automatisierte Erstellung mehrsprachiger Produktdatenblätter, Flyer, Kataloge und weiterer Dokumente. Inhalte werden direkt aus zentral gepflegten Produktdaten übernommen und sprachabhängig in den jeweiligen Dokumenten ausgegeben. Dadurch können Unternehmen internationale Märkte effizient mit konsistenten und aktuellen Vertriebsunterlagen versorgen.
Warum reicht ein PIM-System allein für die Dokumentenerstellung nicht aus?
Ein PIM-System verwaltet Produktdaten, übernimmt jedoch in der Regel nicht die automatisierte Erstellung professionell gestalteter Dokumente. InBetween ergänzt das PIM um leistungsfähige Publishing-Funktionen und erzeugt daraus automatisch markenkonforme, mehrsprachige und druckfertige Produktdatenblätter, Flyer, Kataloge und weitere Vertriebsunterlagen.
Für welche Unternehmen eignet sich eine Publishing-Lösung von InBetween?
Die Lösung eignet sich besonders für Hersteller, Großhändler und Unternehmen mit umfangreichen Produktportfolios, mehreren Sprachen oder häufig wechselnden Produktinformationen. Sie unterstützt Teams dabei, die Produktkommunikation effizient zu automatisieren und gleichzeitig ein konsistentes Corporate Design, einen einheitlichen Markenauftritt und eine hohe Datenqualität sicherzustellen.
Über InBetween
Als weltweit führender Anbieter von Digital Publishing Lösungen steht die InBetween Deutschland GmbH seit mehr als 20 Jahren für die Professionalisierung des Produkt- und Markenerlebnisses. Mit unserer Software erstellen Sie Kataloge, Sales Folder, Preislisten, Datenblätter und vieles mehr automatisiert und auf Basis aktuellster Produktdaten. So sparen Sie signifikant und messbar Zeit, Kosten und erhöhen die Qualität Ihrer Output Dokumente durch die Reduktion manueller Fehler. Voll- oder teilautomatisierte Publikationen, personalisiert für verschiedene Kundensegmente, in unterschiedlichen Ausgabeformaten und Sprachen sind möglich – alles im Layout, das zu Ihrem Unternehmen passt.